Czego firma może wymagać od agencji rekrutacyjnej? - Realistyczne oczekiwanie i standardy współpracy

Czy wystarczy udostępnienie listy kandydatów, czy też agencja powinna angażować się w cały proces rekrutacyjny? Sprawdźmy, jakie oczekiwania może mieć firma wobec agencji HR i jakie zasady warto ustalić, by rekrutacja była skuteczna.

 

Spis treści

1. Czego firma może wymagać od agencji rekrutacyjnej?
2. Zrozumienie potrzeb firmy
3. Pozyskiwanie kandydatów
4. Selekcja i ocena kandydatów
5. Komunikacja i raportowanie
6. Szybkość i efektywność
7. Wsparcie w kolejnych etapach
8. Ekspertyza rynkowa
9. Formalne aspekty współpracy
10. Warunki finansowe i gwarancje
11. Reprezentowanie marki pracodawcy
12. Wsparcie po zatrudnieniu
13. Długoterminowe partnerstwo
14. Wykorzystanie nowoczesnych technologii

 

Czego firma może wymagać od agencji rekrutacyjnej?

Agencja rekrutacyjna to zaufany partner firm w pozyskiwaniu talentów. Przedsiębiorstwo może oczekiwać nie tylko celnych rekomendacji kandydatów, ale także wsparcia strategicznego i skuteczności na każdym etapie współpracy. Jak zdefiniować oczekiwania wobec agencji, by maksymalnie wykorzystać potencjał tej relacji?

 

 

Zrozumienie potrzeb firmy

Rozpoczęcie procesu rekrutacji wymaga solidnego przygotowania, które umożliwi znalezienie kandydatów spełniających oczekiwania firmy. Przed przystąpieniem do rekrutacji agencja powinna dokładnie przeanalizować specyfikę danego stanowiska, uwzględniając zarówno aspekty techniczne, jak i zakres obowiązków, wymagane umiejętności oraz kompetencje miękkie idealnego pracownika.

Dobrą praktyką jest też głębsze zaznajomienie się z kulturą organizacyjną i wartościami firmy. W ten sposób rekruterzy lepiej poznają środowisko danej organizacji, co potem ułatwia im proces selekcji – nie każdy kandydat, mimo posiadanego wykształcenia lub doświadczenia, sprawdza się w każdym systemie i środowisku pracy.

Zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika istotne jest ponadto opracowanie precyzyjnego opisu stanowiska pracy przez agencję. Taki opis spełnia wiele zadań, między innymi jest pomocny w doborze kandydatów i w ustaleniu wysokości wynagrodzenia. Pomaga też pracownikowi w przyswojeniu zakresu swoich przyszłych obowiązków.

Bardzo przydatnym narzędziem może być również przygotowana przez agencję analiza atrakcyjności oferty w stosunku do ofert konkurencyjnych firm. Mając takie dane łatwiej zmodyfikować ofertę, by była bardziej intratna dla pracownika i w ten sposób przyciągnąć większą liczbę talentów. Aby współpraca przebiegała sprawniej, warto także zobligować agencję, aby na bieżąco informowała o modyfikacjach prowadzonej strategii rekrutacyjnej (np. w przypadku zmiany sytuacji rynkowej).

 

Pozyskiwanie kandydatów

Skuteczna rekrutacja wymaga szerokiego spojrzenia na rynek talentów i umiejętnego docierania do właściwych osób. Zatem podczas poszukiwania kandydatów agencja powinna korzystać z wielu różnych źródeł – od własnych rozbudowanych baz danych, poprzez sieci zawodowe i rekomendacje, po dobrze zoptymalizowane ogłoszenia.

Ważne jest, aby ogłoszenia tworzone przez agencję były precyzyjne, angażujące i chwytliwe. Powinny jasno określać zakres obowiązków, wymagania i oferowane benefity. Jednocześnie powinny być napisane językiem dostosowanym do grupy docelowej. Istotne jest także wyróżnienie w takim ogłoszeniu atutów firmy.

Jednak samo publikowanie ofert nie wystarczy. Agencja musi stosować bardzo dynamiczny sourcing, koncentrując się zarówno na kandydatach aktywnie poszukujących pracy, jak i kandydatach pasywnych. Zaawansowany, dogłębny sourcing ma szczególne znaczenie w przypadku rzadkich kompetencji, gdzie proste metody rekrutacyjne zawodzą. Firma może więc oczekiwać, że agencja zapewni dostęp do szerokiego spektrum kandydatów, z naciskiem na osoby o wysokim potencjale i unikalnych kwalifikacjach.

 

Selekcja i ocena kandydatów

Właściwą rekrutację powinna poprzedzać dokładna preselekcja aplikacji. W ten sposób odfiltrowuje się kandydatów niespełniających określonych wymagań. Kolejne zadanie agencji to przeprowadzenie wstępnych rozmów kwalifikacyjnych (osobiście, telefonicznie lub online). Takie wywiady pomagają ocenić stopień motywacji, umiejętności komunikacyjne kandydata i jego dopasowanie do stanowiska.

Jakich spraw jeszcze powinna dopilnować agencja podczas procedury rekrutacyjnej? Bardzo istotna jest na przykład weryfikacja doświadczenia i referencji kandydatów oraz legalności ich dokumentów. Nie mniej ważna jest ocena dopasowania do kultury organizacyjnej, czyli sprawdzenie, czy kandydat podziela wartości firmy i odnajdzie się w jej środowisku pracy. W zależności od stanowiska firma może także zobowiązać agencję do przeprowadzenia testów kompetencji, na przykład testów analizujących umiejętności techniczne, zdolności miękkie, umiejętności językowe kandydatów.

 

Komunikacja i raportowanie

Raporty dotyczące postępów w poszukiwaniu pracowników pozwalają firmie regularnie monitorować skuteczność działań i doskonalić strategię. Jeśli pojawią się trudności, takie jak niewystarczająca liczba kandydatów czy gwałtowna zmiana na rynku, firma powinna zostać o tym natychmiast poinformowana, aby móc wspólnie z agencją podjąć decyzję o ewentualnej korekcie procesu.

O czym również warto wspomnieć, pracodawca może wymagać od agencji cyklicznego prezentowania wyselekcjonowanych profili kandydatów wraz z uzasadnieniem wyboru. Może też oczekiwać przekazywania kandydatom rzetelnego i spersonalizowanego feedbacku po rozmowach rekrutacyjnych. Taki feedback korzystnie wpływa na wizerunek pracodawcy i pokazuje szacunek wobec kandydatów.

 

Szybkość i efektywność

Firma może umówić się z agencją na działanie w określonych ramach czasowych, co oznacza na przykład dostarczenie pierwszej puli kandydatów czasem nawet w ciągu kilku dni od rozpoczęcia procesu. Takie rozwiązanie ułatwia koordynowanie procesów rekrutacyjnych i umożliwia dynamiczne wdrażanie kolejnych etapów. W sytuacjach wymagających natychmiastowego przyjęcia pracownika agencja powinna wykazać elastyczność, uruchamiając dodatkowe kanały docierania do kandydatów.

Skrócenie czasu od zgłoszenia do zatrudnienia to jedno z głównych oczekiwań firm, ponieważ każda nieobsadzona rola generuje koszty operacyjne. Dlatego optymalizacja procesu rekrutacyjnego, od automatyzacji selekcji po efektywne zarządzanie etapami rekrutacji, jest nie tylko kwestią organizacyjną, ale także strategiczną przewagą dla biznesu.

 

 

Wsparcie w kolejnych etapach

Agencja może aktywnie uczestniczyć w dalszych etapach rekrutacji, w tym koordynować rozmowy kwalifikacyjne, a także organizować testy kompetencji, diagnozę dyspozycji i umiejętności kandydatów (np. za pomocą metody Assessment Center) oraz kolejne rundy rozmów.

Równie ważne jest wsparcie w negocjacjach warunków zatrudnienia – wysokość pensji, benefity, ubezpieczenia czy forma współpracy to kwestie wymagające precyzyjnych ustaleń. Rolą agencji jest znalezienie balansu między oczekiwaniami pracodawcy a potrzebami kandydata. Gdy porozumienie zostanie osiągnięte, pozostaje finalizacja procesu zatrudnienia.

W przypadku pracy tymczasowej firma może oczekiwać, że agencja zadba o sprawne przeprowadzenie formalności podczas procesu zatrudniania nowej osoby, takich jak podpisanie umowy, weryfikacja dokumentów czy organizacja onboardingu.

 

Ekspertyza rynkowa

Agencja rekrutacyjna może dostarczać firmie cenne informacje na temat konkurencyjnych wynagrodzeń i benefitów, wskazując, jakie stawki przyciągają najlepszych kandydatów w danym sektorze. Dzięki analizie aktualnych trendów rynkowych pracodawca jest w stanie dostosować swoją ofertę, by była bardziej atrakcyjna i zgodna z oczekiwaniami kandydatów.

Równie ważne jest monitorowanie sytuacji kadrowej – agencja powinna sygnalizować trudności w pozyskaniu kandydatów o określonych kompetencjach. Dzięki temu firma zyska możliwość szybkiego reagowania i dostosowania planu rekrutacji.

Dobre doradztwo to nieoceniona wartość. Firma może być bardzo zadowolona, a przy tym odnieść wymierne korzyści, jeśli agencja dostarczy jej celnych i produktywnych wskazań i porad dotyczących poprawy atrakcyjności ofert. Może chodzić o modyfikację sposobu prezentacji stanowiska, uzupełnienie pakietu benefitów, dostosowanie modelu pracy do obecnych realiów (np. nienormowany czas pracy lub hybrydowy system pracy). Niekiedy kilka drobnych korekt w ogłoszeniu prowadzi do znacznego zwiększenia zainteresowania ofertą pracy.

Firma może również zyskać na dostępie do analiz benchmarkingowych, które precyzyjnie pokazują, jak jej propozycja zatrudnienia wypada na tle liderów w branży. Dzięki tym danym możliwe jest skuteczniejsze przyciąganie talentów i budowanie przewagi na rynku pracy.

 

Formalne aspekty współpracy

Zweryfikowane informacje o agencji, transparentność prawna oraz starannie dopracowane kwestie formalne to podstawa, która zapewnia płynną i bezproblemową współpracę. Agencja powinna posiadać wymagane uprawnienia oraz widnieć w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia. Potwierdza to jej legalność i rzetelność. Podpisanie przejrzystej umowy precyzującej warunki współpracy, zakres usług oraz wzajemne zobowiązania minimalizuje ryzyko nieporozumień.

Ważnym kryterium podjęcia współpracy z daną agencją jest posiadanie przez nią nowoczesnego systemu rekrutacyjnego i dobrej platformy do komunikacji. Oba instrumenty usprawniają kooperację i umożliwiają bieżące śledzenie przez firmę postępów agencji.

Na co także warto zwrócić uwagę, działania agencji muszą być zgodne z aktualnymi przepisami prawa pracy oraz regulacjami antydyskryminacyjnymi. Równie istotne jest spełnianie wymogów RODO – oznacza bezpieczne i transparentne przetwarzanie danych osobowych kandydatów.

 

 

Warunki finansowe i gwarancje

Przejrzysty model rozliczeń z jasno określonymi kosztami usług i dodatkowymi opłatami minimalizuje ryzyko nieporozumień i buduje wzajemne zaufanie między firmą a agencją. Warto zadbać, aby ustalenia finansowe satysfakcjonowały obie strony, gdyż dobre relacje opierają się na poczuciu sprawiedliwości. Co więcej, klient ma prawo oczekiwać możliwości negocjacji korzystniejszych stawek, zwłaszcza w przypadku długofalowej współpracy.

W zależności od potrzeb firma może skorzystać z różnych modeli współpracy, takich jak:

• wynagrodzenie uzależnione od sukcesu (success fee),

• zapłata w 3-4 transzach, każda transza po zakończeniu kolejnego etapu rekrutacji (retainer fee),

• przedpłata i wypłata pozostałej kwoty po zakończeniu projektu (model mieszany, czyli semi retainer).

Często oferowanym zabezpieczeniem jest gwarancja zapewnienia nowego kandydata, jeśli wcześniejszy zrezygnuje lub zostanie zwolniony w trakcie okresu próbnego.

 

Reprezentowanie marki pracodawcy

Agencja powinna dbać o spójność i profesjonalizm komunikacji z kandydatami na każdym etapie procesu rekrutacyjnego. Zainteresowani ofertą muszą otrzymywać rzetelne, pełne informacje o warunkach zatrudnienia i kulturze organizacyjnej firmy. Buduje to zaufanie i zwiększa szanse na pozyskanie odpowiednich pracowników. Ważne jest także promowanie wartości firmy i jej strategii employer brandingowej. Dzięki takim działaniom firma jest pozytywnie i profesjonalnie postrzegana.

 

Wsparcie po zatrudnieniu

Wiele firm docenia, gdy agencja oferuje wsparcie nowym pracownikom nie tylko podczas formalności związanych z zatrudnieniem, ale także przez pewien czas po podpisaniu umowy. Monitorowanie procesu adaptacji i pomoc w integracji z zespołem pozwalają na wczesne wykrycie potencjalnych problemów i ich sprawne rozwiązanie. Często oczekiwaną przez firmy aktywnością agencji jest też wspomaganie rozwoju zawodowego nowego pracownika, m.in. poprzez doradztwo w zakresie szkoleń i dalszej ścieżki kariery.

 

Długoterminowe partnerstwo

W ramach stałej współpracy firmy z agencją pożądane jest dokonywanie regularnych przeglądów strategii rekrutacyjnej i dostosowywanie jej do zmieniających się potrzeb firmy. Niezmiernie użyteczne może być również stworzenie przez agencję szerokiej bazy talentów na przyszłość – kiedy pojawi się potrzeba zatrudnienia pracowników, procesy rekrutacyjne będą mogły ruszyć od razu.

Istotnym aspektem partnerstwa jest również wzajemne zaufanie, które zabezpiecza klauzula off-limits, gwarantująca, że agencja nie będzie rekrutować pracowników klienta do innych firm.

 

Wykorzystanie nowoczesnych technologii

Pozyskiwanie pracowników dla klienta może być znacznie skuteczniejsze i szybsze, jeśli agencja na bieżąco korzysta z nowoczesnych metod rekrutacji. W stworzeniu szerokiej bazy kandydatów i w usprawnieniu komunikacji z nimi mogą pomóc m.in. takie instrumenty cyfrowe jak wideo-rozmowy, voiceboty i chatboty.

Również media społecznościowe i platformy branżowe to warte uwagi narzędzia, przydatne m.in. w zwiększaniu zasięgu oferty oraz docieraniu do specjalistów i kandydatów pasywnych. Analizowanie danych rekrutacyjnych za pomocą asystentów AI i nowoczesnych programów pozwala na optymalizację efektów i skraca czas pozyskiwania talentów.

 

Jak widać, współpraca firmy z agencją rekrutacyjną ma wiele aspektów. Firma może oczekiwać od agencji precyzyjnej analizy rynku, sprawnego wyszukiwania pracowników i kompleksowego wsparcia na każdym etapie rekrutacji. Jednocześnie ma prawo wymagać optymalizacji kosztów oraz zgodności procesów z przepisami prawa i nowoczesnymi standardami HR. Agencja jest zobligowana do szybkiego i efektywnego działania i reagowania na zmienną sytuację na rynku oraz na pilne potrzeby biznesowe klienta. Powinna działać w sposób transparentny i reprezentować markę pracodawcy.