Zatrudnienie pracownika — jakie dokumenty są niezbędne?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z licznymi obowiązkami – zarówno wobec urzędu skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jak i zatrudnionych pracowników. A zatem jak powinno w praktyce wyglądać zgłoszenie pracownika do ZUS? Czy zatrudnienie pracownika wiąże się z dodatkowymi formalnościami i kosztami po stronie przedsiębiorstwa? Przejdź dalej i dowiedz się więcej o procesie zatrudnienia pracownika w Polsce.

Spis treści:

1. Zatrudnienie pracownika - krok po kroku
2. Formy zatrudnienia pracowników
   1. Umowa o pracę
   2. Umowa zlecenie i umowa o dzieło
   3. Badanie lekarskie
3. Zgłoszenie pracownika do ZUS
4. Jak zatrudnić pracownika w firmie jednoosobowej?

Zatrudnienie pracownika — krok po kroku

W praktyce legalne zatrudnienie pracownika powinno być zgodne z regulacjami wynikającymi z Kodeksu Pracy¹. Zgodnie z Art. 22(1) tego aktu prawnego pracodawca ma prawo żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie następujących informacji:

• imię i nazwisko,
• data urodzenia,
• szczegółowe dane kontaktowe,
• wykształcenie,
• kwalifikacje i doświadczenie zawodowe potrzebne do zatrudnienia na danym stanowisku.

Warto też dodać, że pracodawca ma prawo wymagać od kandydata przekazania informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia wraz ze wskazaniem obowiązków na zajmowanych stanowiskach.

Na naszym blogu znajdziesz też artykuł: Umowa o pracę tymczasową — co musisz wiedzieć? To przydatna dawka informacji, szczególnie jeśli planujesz zatrudnienie pracownika i nie wiesz, jakie będą przyszłe obowiązki po stronie pracodawcy.

Aby przyśpieszyć w firmie proces rekrutacji i zatrudnienia pracownika, warto od razu wskazać, jakie dokumenty będą wymagane w tym procesie. Dzięki temu osoba ubiegająca się o pracę może lepiej przygotować swoje dokumenty aplikacyjne, czyli CV, świadectwa pracy oraz opcjonalnie rekomendacje z poprzednich miejsc zatrudnienia.

 

Formy zatrudnienia pracowników

Od formy zatrudnienia zależy, z jakimi formalnościami będziemy mieli do czynienia. Zgodnie z polskim Kodeksem Pracy umowy z pracownikami mogą być zawierane jako:

• umowa o pracę,

• umowa zlecenie,
• umowa o dzieło.

Alternatywne rozwiązanie to kontrakt B2B, ale przy założeniu, że współpraca pomiędzy dwoma podmiotami nie ma cech charakterystycznych dla umowy o pracę. Warto zaznaczyć, że umowa o pracę jest regulowana przez Kodeks Pracy, natomiast umowa zlecenie i o dzieło przez Kodeks Cywilny.

 

Umowa o pracę

Jedną z form zatrudnienia pracownika w firmie jest umowa o pracę. Taki stosunek pracy może mieć charakter umowy na czas określony lub nieokreślony. Co więcej, ten rodzaj umowy występuje też w wersji tymczasowej, na okres próbny lub po prostu na stałe.

Z punktu widzenia pracodawcy zatrudnienie pracownika na umowie o pracę generuje największe koszty, ale i jednocześnie zapewnia optymalny poziom bezpieczeństwa w kwestii wywiązywania się zatrudnionych osób z powierzonych im obowiązków. Wynika to przede wszystkim z dłuższego okresu wypowiedzenia, a także mnogości praw po stronie zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

 

Umowa zlecenie i umowa o dzieło

Zatrudnienie pracownika w ramach umowy zlecenie lub umowy o dzieło jest regulowane przez przepisy Kodeksu Cywilnego. Zgodnie a tym aktem prawnym umowa cywilnoprawna to forma pracy, wobec której jedna ze stron zobowiązuje się do wykonywania określonych czynności w zamian za uzgodnione wynagrodzenie².

Art. 627 Kodeksu Cywilnego wskazuje też, że umowa o dzieło może obejmować wyłącznie wykonywanie określonej czynności za ustaloną zapłatę. To oznacza, że współpraca na mocy umowy o dzieło nie może mieć charakteru stałego i powtarzalnego.

Badania lekarskie

W Polsce aktem prawnym regulującym kwestie badań lekarskich zatrudnionych pracowników na podstawie umowy o pracę jest Kodeks Pracy. Art. 229 tej Ustawy wskazuje, że wstępnym badaniom lekarskim podlegają:

• nowy pracownicy w firmie,

• młodociane osoby, które są przenoszone na inne stanowiska, np. w których występują szkodliwe warunki pracy.

Każda nowo zatrudniona osoba w przedsiębiorstwie jest zobligowana do przejścia podstawowych badań lekarskich tzw. wstępnych. W ten sposób można stwierdzić czy nie ma żadnych przeciwwskazań do objęcia danego stanowiska przez wyznaczoną osobę.

Pracodawca jest zobligowany do wystawienia skierowania na badania lekarskie, w którym zostaną wskazane następujące informacje:

• stanowisko pracy,
• typ przeprowadzanych badań profilaktycznych (kontrolne, okresowe oraz wstępne).

Dodatkowo na skierowaniu powinny znaleźć się informacje dotyczące szkodliwych czynników dla zdrowia występujących na stanowisku pracy. Pamiętajmy też, że badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne są zawsze przeprowadzane na koszt pracodawcy.

 

To ważne!

Za czas nieobecności pracownika w miejscu pracy w wyniku odbywających się badań lekarskich osoba zatrudniona ma pełne prawo do otrzymania wynagrodzenia. 

 

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Po przyjęciu nowej osoby do firmy konieczne jest zgłoszenie pracownika do ZUS. Aby to zrobić przedsiębiorca, musi być zarejestrowany jako płatnik składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Aby dokonać zgłoszenia zatrudnionego pracownika do urzędu:

1. Uzupełnij formularz ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko ubezpieczenia zdrowotne).

2. W formularzach trzeba podać kod zawodu wykonywanego przez pracownika.
3. Dokument można przesłać do ZUS przez profil zaufany i dedykowany portal PUE ZUS³.

Zgodnie z przepisami po zatrudnieniu pracownika pracodawca ma 7 dni na dokonanie zgłoszenia. Niedopełnienie tych formalności podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat – zgodnie z Art. 219 Kodeksu Karnego⁴.

 

Warto wiedzieć!

Pracodawca może też złożyć zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. W tym przypadku konieczne jest uzupełnienie formularza ZUS ZCNA – najlepiej podczas rejestracji przedsiębiorstwa w CEiDG.

W przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy zlecenie konieczne jest zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA. 

 

Jak zatrudnić pracownika w firmie jednoosobowej?

Zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie lub umowę o pracę w firmie jednoosobowej jest możliwe, ale trzeba dopełnić kilku formalności. W Polsce osoby prowadzące JDG mogą legalnie wykorzystać następujące formy zatrudnienia pracowników:

• umowa o pracę,

• umowa B2B.

Na JDG można zatrudniać pracowników, ale jest kilka ograniczeń. Jeżeli rozliczamy się w formie karty podatkowej, nie możemy nikogo zatrudnić na podstawie umowy cywilnoprawnej. Dodatkowym ograniczeniem jest maksymalnie 5 pracowników jednocześnie.

Dodatkowo przy zatrudnieniu pracownika w jednoosobowej firmie niezbędne jest dopełnienie formalności związanych ze zgłoszeniem pracownika do ZUS. W tym przypadku obowiązuje standardowy termin 7 dni od dnia, w którym powstał obowiązek zgłoszenia zatrudnionej osoby do ubezpieczenia zdrowotnego.

 

Bibliografia:

¹ https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf

² https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19640160093

³ https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00275#8

⁴ https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19970880553/U/D19970553Lj.pdf