Onboarding co to jest? Jak wygląda onboarding pracownika?

Rotacja pracowników w przedsiębiorstwie nie jest negatywnym zjawiskiem, o ile nie ma miejsca zbyt często lub nie tracimy wysoce wykwalifikowanych ekspertów. W przeciwnym razie konieczne jest szybkie znalezienie nowego kandydata na zwolnione stanowisko. To jednak spory problem, gdyż wdrożenie nowej osoby do firmy może zająć nawet kilka miesięcy. Dlatego powstał taki termin jak onboarding pracownika, czyli działania mające na celu wprowadzenie nowej osoby do przedsiębiorstwa tak, aby jak najszybciej i najłatwiej objęła wszystkie swoje obowiązki i zaaklimatyzowała się w nowej organizacji. Zobacz poradnik i dowiedz się, jak powinno przebiegać wdrożenie nowego pracownika w firmie.

Spis treści:

1. Onboarding co to znaczy?
2. Dlaczego onboarding jest taki ważny?
3. Jak powinien wyglądac proces onboardingu? Krok po kroku
   1. Przekaż informacje pozostałym pracownikom o dołączeniu nowej osoby do zespołu.
   2. Przygotuj przejrzyste stanowisko pracy
   3. Zadbaj o przygotowanie pierwszego spotkania organizacyjnego
   4. Monitoruj procesy onboardingu pracownika.

Onboarding co to znaczy?

Proces onboardingu to działania, które prowadzą do skutecznego wdrożenia nowej osoby na obejmowane stanowisko w firmie. Uruchomienie procesów onboardingu pracowników można zacząć jeszcze bez pracownika. Jak to możliwe? Wystarczy, że zaczniemy od przygotowania stanowiska pracy, stworzenia procedur wdrażających nowe osoby oraz przeszkolenia dotychczasowych członków zespołu, aby mogli skuteczniej wprowadzić nową osobę do firmy.

Dzięki temu nowoprzyjęta osoba skuteczniej zaznajomi się z: narzędziami, procesami i innymi współpracownikami.

Im sprawniej przeprowadzimy onboarding pracownika, tym większa szansa na szybsze zaaklimatyzowanie się nowej osoby w miejscu pracy. Jest kilka aspektów, które warto poruszyć podczas wdrażania nowego pracownika do przedsiębiorstwa, a mianowicie:

• oferowane produkty i usługi,
• historia firmy,
• obowiązki na danym stanowisku,
• kultura organizacyjna.
• struktura firmy.

Warto też przekazać i przeszkolić nowego pracownika z obsługi narzędzi potrzebnych do efektywnego wykonywania swoich obowiązków i powierzonych zadań przez przełożonych.

Dlaczego onboarding jest taki ważny?

Prawidłowo opracowany proces onboardingu umożliwia maksymalne usprawnienie procesu rekrutacji w przedsiębiorstwie. To często trudne zadania, szczególnie jeśli wieloletni pracownik nagle przyniesie wypowiedzenie. Zastąpienie wykwalifikowanego i doświadczonego specjalisty wcale nie jest takie proste. 

Głównie dlatego onboarding pracownika jest taki ważny – według badań Gallupa nowa osoba w firmie potrzebuje nawet roku na zaznajomienie się ze swoimi obowiązkami, narzędziami do pracy oraz na maksymalizację swojej efektywności działania.

Pozostałe czynniki, które wskazują na opłacalność wdrożenia procesu onboardingu nowych pracowników to:

• skuteczne dobieranie wyzwań do zasobów ludzkich,
• wspieranie zarządzania kadrą pracowników,
• łatwiejsze budowanie ścieżki kariery,
• świadome budowanie kultury organizacyjnej w przedsiębiorstwie,
• szybsze wdrożenie nowych osób,
• mniejsze ryzyko strat finansowych dla przedsiębiorstwa.

W trakcie prowadzenia działań pre-boardingowych i onboardingowych warto wykorzystać profesjonalne narzędzia rekrutacyjne i rozwojowe. Można też nawiązać współpracę z agencją pracy, która kompleksowo przejmie obowiązki za prowadzenie działań rekrutacyjnych. 

Ciekawa oferta na pre- oraz onboarding została przedstawiona przez firmę Grafton. Profesjonalne narzędzia rekrutacyjne i rozwojowe wykorzystywane w procesach onboardingu pracownika przekładają się realnie na przyśpieszenie wdrożenia specjalistów w działania firmy.

Jak powinien wyglądać proces onboardingu? Krok po kroku

Aby prawidłowo przeprowadzić proces onboardingu, warto przede wszystkim nawiązać współpracę z profesjonalistami. Tylko wtedy zyskujemy pewność, że wdrożenie nowego pracownika przebiegnie bezproblemowo, a osoba zatrudniona na dane stanowisko jak najszybciej zacznie samodzielnie wypełniać swoje obowiązki.

Poznaj kilka zasad, jak krok po kroku przeprowadzić skuteczny onboarding pracownika.

1. Przekaż informacje pozostałym pracownikom o dołączeniu nowej osoby do zespołu

Na początek zadbaj o to, aby stali pracownicy mieli świadomość tego, że będą pomocni w kwestii przeprowadzenia procesu onboardingu pracownika. Nastroje pracownicze w dużej mierze przekładają się na skuteczność i ograniczenie czasu potrzebnego na wdrożenie nowego pracownika do życia przedsiębiorstwa.

Dodatkowo nowy pracownik nie poczuje się odizolowany od istniejącej już społeczności. To znacznie ułatwia wdrożenie do pracy osób, które z natury są introwertykami i nie przychodzi im łatwo dołączenie do nowej grupy.

2. Przygotuj przejrzyste stanowisko pracy

Własne biurko to nie wszystko. Onboarding pracownika jest skuteczniejszy, jeśli od pierwszego dnia zapewnimy mu dostęp do narzędzi i jasno wyjaśnimy strukturę organizacyjną w przedsiębiorstwie. Zadbaj też o dostępy dla nowego pracownika do systemu teleinformatycznego. To podstawa skutecznego onboardingu pracowniczego i unikniemy przestoju w wyniku braku ważnych elementów na stanowisku.

3. Zadbaj o przygotowanie pierwszego spotkania organizacyjnego

Zanim zorganizujesz pierwsze spotkanie organizacyjne, uprzedźmy pracownika na kilka dni przed takim wydarzeniem. W ten sposób sprawimy, że nowy pracownik nie będzie zestresowany i pozwolimy przygotować się mentalnie do spotkania. Przekaż pracownikowi informacje: kiedy i o której godzinie ma zacząć pracę, w jakim miejscu ma się pojawić i udziel dodatkowych instrukcji dotyczących pierwszego dnia pracy.

Efektywne wdrażanie nowych pracowników nie obejdzie się bez spotkań organizacyjnych. Te mogą odbywać się w pojedynkę z menedżerem lub grupowo z pozostałymi współpracownikami. Wtedy nowa osoba szybciej poczuje przynależność do wspólnoty i otrzyma wsparcie techniczne oraz merytoryczne.

4. Monitoruj procesy onboardingu pracownika.

Nie zapominaj o monitorowaniu prowadzonych działań. Najważniejsze jest to, aby na bieżąco kontrolować czy nowy pracownik dobrze czuje się na swoim stanowisku i w razie potrzeby otrzymuje stosowną pomoc. Załóżmy, że pierwsze trzy miesiące są testowe. Po tym czasie nowy pracownik powinien już radzić sobie samodzielnie ze swoimi obowiązkami.

Jeśli chodzi o etapy procesu onboardingu nowego pracownika w firmie, rozróżniamy cztery sekcje działania (tzw. 4C): dostarczanie informacji odnośnie procedur, wyznaczanie celów i zadań, prezentowanie kultury organizacyjnej w firmie, integrowanie nowego pracownika z innymi członkami zespołu.