Jak rozliczyć prezenty dla zespołu i klientów? Opodatkowanie prezentów dla pracowników i kontrahentów

Prezenty dla pracowników i klientów to świetny sposób na budowanie relacji i wizerunku firmy, ale wiążą się z pewnymi obowiązkami podatkowymi. Jakie zasady dotyczą upominków dla zespołu, a jakie dla kontrahentów? W artykule wyjaśniamy, jak je prawidłowo rozliczyć i uniknąć ewentualnych problemów z urzędem skarbowym.

Spis treści:

1. Prezenty dla pracowników - o czym warto wiedzieć?
2. Prezenty dla pracowników - czy mogą być kosztem?
   1. Finansowanie prezentów ze środków obrotowych firmy
   2. Finansowanie prezentów z ZFŚS
3. Prezenty dla kontrahentów - co warto wiedzieć?
   1. Skutki podatkowe obdarowywania klientów
4. Prezenty dla kontrahentów - czy mogą być kosztem?
   1. Kiedy prezenty dla klienta mogą być traktowane jako koszty podatkowe?
5. Prezent dla kontrahenta a podatek dochodowy - rozliczenie
6. Prezenty dla klientów a VAT - rozliczenie
7. Dlaczego warto kupować prezenty dla kontrahentów i pracowników?

Prezenty dla pracowników – o czym warto wiedzieć?

Okres świąteczny to nie tylko czas radości i refleksji, ale również doskonała okazja dla firm do wyrażenia wdzięczności wobec swoich pracowników za ich wysiłek i zaangażowanie w minionym roku.

Najczęściej stosowane formy podziękowań: 

• Premie świąteczne – dodatkowe pieniądze mogą być doskonałym prezentem, jednak warto zastanowić się nad formą wypłaty. Czy będzie to jednorazowa gratyfikacja, czy dodatek do regularnego wynagrodzenia?
• Bony na zakupy – przekazanie bonów na zakupy to praktyczny prezent, który każdy pracownik może dostosować do swoich potrzeb. Sklepy spożywcze, odzieżowe czy inne – wybór zależy od preferencji pracowników.
• Upominki i paczki świąteczne – prezenty, paczki zawierające produkty spożywcze, słodycze czy vouchery na usługi to tradycyjne formy podziękowania. Warto jednak uwzględnić różnorodność gustów pracowników.

Warto pamiętać o konsekwencjach podatkowych związanych z podarunkami świątecznymi. Zarówno premie, jak i prezenty mogą generować przychód podatkowy, dlatego ważne jest zastosowanie się do odpowiednich przepisów. 

Pracownicy, którzy zostali obdarowani przez pracodawcę paczkami z okazji świąt Bożego Narodzenia, uzyskują z tego tytułu przychód ze stosunku pracy. Do tego rodzaju przychodów zalicza się bowiem m.in. wartość przekazanych pracownikom nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF). 

W niektórych przypadkach świąteczne świadczenia mogą być zwolnione z opodatkowania. Zwolnienie dotyczy świadczeń rzeczowych lub pieniężnych finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), jeśli mieszczą się w określonych limitach i są związane z działalnością socjalną. Przykładem mogą być paczki świąteczne lub bony sfinansowane z ZFŚS.  Aby świadczenie zostało uznane za nieodpłatne i nieopodatkowane, muszą być spełnione następujące warunki:

• zostało dokonane za zgodą pracownika (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
• zostało spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Warto pamiętać, że w firmach o zróżnicowanym zespole istotne jest uwzględnianie różnic kulturowych i religijnych wśród pracowników. Elastyczność i otwartość na różnorodność to kluczowe elementy organizowania wydarzeń związanych ze świętami. Warto uwzględnić różne tradycje świąteczne. Elastyczność w podejściu do różnic kulturowych sprawi, że każdy pracownik będzie mógł poczuć się doceniony.

Prezenty dla pracowników – czy mogą być kosztem?

Prezenty dla pracowników mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ale pod pewnymi warunkami. Ważne, aby wydatek był związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i miał na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie bądź zabezpieczenie ich źródła. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)¹ oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)², kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Nie każdy wydatek na prezent można zakwalifikować jako koszt. Prezenty luksusowe, takie jak drogi alkohol czy biżuteria, lub osobiste, niezwiązane bezpośrednio z celami firmy, mogą zostać zakwestionowane przez organy podatkowe jako koszty reprezentacji, których nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów. Ważne jest również odpowiednie udokumentowanie wydatku, np. poprzez faktury, umowy lub ewidencję świadczeń. Brak dokumentacji może skutkować zakwestionowaniem wydatku przez organy podatkowe³.

Finansowanie prezentów ze środków obrotowych firmy

Prezenty dla pracowników, takie jak paczki świąteczne czy bony podarunkowe, mogą być finansowane ze środków obrotowych przedsiębiorstwa. Wydatki te, o ile mają na celu motywowanie pracowników i poprawę atmosfery w pracy, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jest jednak, aby prezenty te nie miały charakteru reprezentacyjnego⁴.

Finansowanie prezentów z ZFŚS

Środki z ZFŚS przeznaczone są na działalność socjalną, która obejmuje m.in. pomoc materialną, organizację wypoczynku czy działalność kulturalno-oświatową. Prezenty świąteczne mogą być finansowane z ZFŚS, pod warunkiem że są przyznawane zgodnie z regulaminem funduszu i uwzględniają kryteria socjalne, takie jak sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. Wydatki te nie są jednak zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ pracodawca odlicza odpisy na ZFŚS jako koszty podatkowe⁵.

Prezenty dla kontrahentów – co warto wiedzieć?

Okres świąteczny to nie tylko czas obdarowywania najbliższych, ale także klientów, co stanowi nie tylko miły gest, ale również strategiczną strategię budowania pozytywnych relacji biznesowych. Jednakże, istnieje delikatna granica między upominkiem a potencjalną łapówką, co może prowadzić do konsekwencji zarówno podatkowych, jak i etycznych. Warto zrozumieć, jakie skutki podatkowe mogą wyniknąć z obdarowywania klientów w okresie świątecznym.

Zasady etyczne w relacjach biznesowych:

• Umiarkowana wartość prezentu: należy upewnić się, że wartość prezentu jest umiarkowana. Zbyt kosztowny prezent może być postrzegany jako próba uzyskania przewagi lub wpływu.
• Polityka firmy dotycząca obdarowywania: sprawdź, czy firma posiada politykę dotyczącą obdarowywania klientów. Określenie, co jest akceptowalne, pomoże uniknąć nieporozumień.
• Jasne wyjaśnienie intencji: jeśli istnieje ryzyko, że prezent może być postrzegany jako łapówka, warto jasno wyjaśnić, że jest to jedynie wyraz wdzięczności za współpracę.
• Spersonalizowany prezent: prezent lepiej sprawdzi się, jeśli jest spersonalizowany i pokazuje, że jesteś zaznajomiony z potrzebami i zainteresowaniami klienta.
• Unikanie nadużyć: unikaj zbyt częstego obdarowywania tego samego klienta, co może sugerować próbę uzyskania przewagi.
• Zgodność z przepisami: upewnij się, że obdarowywanie klientów jest zgodne z przepisami prawa i zasadami etyki biznesowej obowiązującymi w danej branży.
• Brak ukrytych oczekiwań: nie powinno być żadnych ukrytych oczekiwań związanych z prezentem. To, że klient otrzymał prezent, nie powinno wpływać na decyzje biznesowe.

Kwestie dodatkowe jakie należy przeanalizować  do uwzględnienia:

• Branżowe zasady dotyczące wartości prezentów: niektóre branże mają określone zasady dotyczące wartości prezentów, więc warto sprawdzić, czy obowiązują w danej dziedzinie.
• Ograniczenia związane z alkoholem: przepisy dotyczące sprzedaży i przekazywania alkoholu mogą ograniczać praktykę obdarowywania alkoholem. Warto sprawdzić, czy jest to zgodne z przepisami prawnymi.
• Konsultacja z ekspertem: w razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z ekspertem prawnym, księgowym czy doradcą podatkowym, aby uniknąć problemów podatkowych, prawnych czy etycznych.

Skutki podatkowe obdarowywania klientów

W przypadku klientów nieprowadzących działalności gospodarczej, przekazanie upominków o wartości nieprzekraczającej 200 zł zwolni ich od konieczności odprowadzenia podatku dochodowego.

Natomiast, jeśli klient prowadzi działalność gospodarczą i otrzyma prezent o większej wartości, kontrahent może być zobowiązany do rozpoznania przychodu i opodatkowania nadwyżki ponad limit. Przekazanie upominków świątecznych może stwarzać obowiązki zarówno dla firmy, która wręcza prezenty, jak i dla klienta. To sprawia, że konieczne jest przekazanie informacji do urzędu skarbowego i klientowi do końca lutego roku następującego po roku, w którym doszło do przekazania prezentu.

Warto rozważyć umieszczenie logo firmy na prezentach, co może wpłynąć na zwolnienie od podatku PIT.

Prezenty dla kontrahentów – czy mogą być kosztem? 

Prezenty dla kontrahentów mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli mają na celu budowanie relacji biznesowych i zwiększenie przychodów firmy. Największe znaczenie ma ich wartość i charakter – muszą być związane z prowadzoną działalnością i mieć uzasadnienie ekonomiczne.

Kiedy prezenty dla klienta mogą być traktowane jako koszty podatkowe? 

Prezenty dla klientów mogą zostać uznane za koszty podatkowe, jeśli:

• mają charakter reklamowy, tj. są opatrzone logo firmy lub promują jej produkty i usługi,
• są drobne i mają niewielką wartość (np. gadżety reklamowe, próbki produktów),
• są przekazywane w sposób masowy, a nie jako indywidualne, kosztowne upominki.

Ważne jest, aby dokumentacja związana z takim wydatkiem jasno wskazywała na jego cel – osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie ich źródła. Prezenty o dużej wartości mogą zostać zakwalifikowane jako reprezentacja, która nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).

Prezent dla kontrahenta a podatek dochodowy – rozliczenie

Rozliczenie prezentów dla kontrahentów w kontekście podatku dochodowego wymaga uwzględnienia ich wartości oraz celu przekazania. Jeśli prezent stanowi świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne, jego wartość może zostać uznana za przychód kontrahenta. Zgodnie z ustawą o PIT (dla osób fizycznych) lub CIT (dla osób prawnych), taki przychód podlega opodatkowaniu⁶.

• Jeśli prezent ma wartość istotną (np. sprzęt elektroniczny), kontrahent powinien uwzględnić jego wartość w swoich rozliczeniach podatkowych jako przychód. Jeśli prezent jest przekazywany osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, firma może mieć obowiązek wystawienia informacji PIT-11, aby kontrahent mógł rozliczyć przychód⁷.
• Prezenty drobne, takie jak gadżety reklamowe, zazwyczaj nie powodują konieczności rozliczenia podatku dochodowego, ponieważ ich wartość jest niewielka i mogą być uznane za świadczenia o znikomym znaczeniu. Natomiast w przypadku kosztownych prezentów (np. luksusowych upominków), konieczne jest rzetelne określenie wartości świadczenia oraz poinformowanie kontrahenta o obowiązku jego opodatkowania⁸.

Prezenty dla klientów a vat – rozliczenie

Zgodnie z art. 7 ustawy o VAT, przekazanie towarów bez wynagrodzenia może być traktowane jako dostawa towarów i podlegać opodatkowaniu VAT, jeśli nie jest związane z działalnością gospodarczą⁹. Wyjątki od tej zasady obejmują prezenty o małej wartości oraz próbki, które spełniają określone warunki.

Prezenty mogą być zwolnione z VAT, jeśli:

• ich jednostkowa wartość nie przekracza 20 zł netto, a ewidencja odbiorców nie jest prowadzona;
• łączna wartość prezentów przekazanych jednej osobie w roku podatkowym nie przekracza 100 zł netto, jeśli prowadzona jest szczegółowa ewidencja pozwalająca na identyfikację odbiorców¹⁰.

Do tej kategorii należą np. drobne gadżety reklamowe, takie jak długopisy, notesy czy próbki produktów.

Jeśli przekazywane towary służą promocji firmy (np. próbki produktów), również mogą być zwolnione z VAT, o ile nie są przeznaczone do dalszej sprzedaży. Ważne, aby ich celem było wyłącznie zapoznanie klienta z produktem.

Prezenty przekraczające wskazane limity, takie jak luksusowe kosze upominkowe, drogie alkohole czy sprzęt elektroniczny, podlegają opodatkowaniu VAT. Firma musi naliczyć VAT od wartości rynkowej przekazywanego towaru i uwzględnić go w swojej deklaracji podatkowej.

Dla prezentów zwolnionych z VAT ważne jest prowadzenie szczegółowej, szczególnie gdy wartość prezentów przekracza 20 zł netto. Ewidencja powinna zawierać dane odbiorców, rodzaj i wartość prezentów oraz cel ich przekazania. Brak takiej dokumentacji może skutkować koniecznością naliczenia VAT nawet w przypadku drobnych prezentów¹¹.

Dlaczego warto kupować prezenty dla kontrahentów i pracowników?

Kupowanie prezentów dla kontrahentów i pracowników to strategia, która przynosi wiele korzyści. W przypadku pracowników upominki są formą docenienia ich pracy, co wpływa na zwiększenie motywacji, lojalności i zaangażowania w realizację firmowych celów. Dodatkowo pozytywnie oddziałują na atmosferę w zespole, budując poczucie wspólnoty i dobre relacje. W przypadku kontrahentów prezenty pomagają wzmacniać więzi biznesowe i budować trwałe relacje oparte na wzajemnym zaufaniu. 

Upominki, mimo że mogą wydawać się drobiazgiem, w rzeczywistości odgrywają ważną rolę w kształtowaniu atmosfery w firmie i relacji z partnerami. Warto jednak pamiętać o przepisach dotyczących ich rozliczenia, zarówno w kontekście podatku dochodowego, jak i VAT. Dzięki przestrzeganiu zasad można czerpać z tego rozwiązania korzyści, unikając problemów podatkowych.

Bibliografia:

1. https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-fizycznych-16794311/art-22 
2. https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-prawnych-16794608/art-15 
3. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-prezenty-dla-pracownikow-w-kosztach-uzyskania-przychodow
4. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-prezenty-dla-pracownikow-w-kosztach-uzyskania-przychodow
5. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/koszty/koszty-pracownicze/297662%2CPrezenty-swiateczne-dla-pracownikow-w-kosztach-uzyskania-przychodow-pracodawcy.html
6. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-upominki-a-podatek-dochodowy 
7. https://cenabiznesu.pl/-upominki-od-kontrahenta-a-podatek-dochodowy 
8. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-upominki-w-kontekscie-podatku-dochodowego
9. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535 
10. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-nieodplatne-przekazanie-prezentow 
11. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-nieodplatne-przekazanie-prezentow