Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach? Od kiedy obowiązuje?

Przedsiębiorcy w państwach członkowskich Unii Europejskiej są zobligowani do regularnego dostosowywania swoich wewnętrznych regulacji w kontekście zmieniających się przepisów. W związku z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nowe przepisy obowiązują w Polsce od września 2024 roku. Chcesz dowiedzieć się, kogo obejmuje ustawa o sygnalistach i jakie zmiany czekają pracodawców? Przejdź dalej i poznaj najważniejsze zasady.

Spis treści:

1. Co to jest ustawa o sygnalistach? O co w niej chodzi?
2. Ustawa o sygnalistach - kogo dotyczy?
   1. Czy w każdej firmie musi być sygnalista?
3. Ustawa o sygnalistach - obowiązki pracodawcy
4. Ustawa o sygnalistach - od kiedy wchodzi w życie?
5. Jakie kary i komu grożą w związku z naruszeniem ustawy o sygnalistach?
6. Sygnaliści w firmach - jakie będą mieć obowiązki?

Co to jest ustawa o sygnalistach? O co w niej chodzi?

Ustawa o sygnalistach 2024 to akt prawny, który został przygotowany zgodnie z wymogami Parlamentu i Rady Europejskiej. Nowa ustawa dotyczy ochrony osób, które decydują się na ujawnienie nieprawidłowości, przestępstw oraz innych naruszeń prawa popełnianych w firmach. 

Zgodnie z najnowszymi regulacjami sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. W praktyce nie oznacza to szczególnej roli – wyznaczony sygnalista pełni dotychczasowe funkcje w pracy, ale dodatkowo ma zgłaszać nadużycia, jeśli zostaną przez niego zauważone. Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, takimi naruszeniami mogą być zagadnienia w obrębie kategorii:

• zamówienia publiczne,
• ochrona środowiska, radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
• bezpieczeństwo żywności,
• usługi i produkty finansowe,
• zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• zdrowie publiczne,
• korupcja. [1]

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów to zbiór przepisów chroniących osoby, które zdecydują się ujawnić nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy lub instytucji publicznej. 

W praktyce sygnalistą może zostać: pracownik, osoba ubiegająca się o pracę, stażysta, wolontariusz, czyli niemalże każdy, kto miał jakąkolwiek styczność z podmiotem gospodarczym. [2]

Ustawa o sygnalistach – kogo dotyczy?

W akcie prawnym możemy dokładnie sprawdzić, kogo dotyczy Ustawa o sygnalistach. Nowe przepisy skierowane są do podmiotów prawnych, które po spełnieniu określonych warunków muszą wdrożyć procedury zgłoszeń wewnętrznych. W praktyce oznacza to, że Ustawa o sygnalistach obejmuje:

• firmy, które na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudniają co najmniej 50 osób (także na podstawie umów cywilnoprawnych),
• podmioty prawne, które wykonują działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Wewnętrzne procedury umożliwiające pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości muszą zostać wdrożone przez wszystkich przedsiębiorców, którzy spełniają powyższe warunki. Samo potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego nie może trwać dłużej niż 7 dni od daty otrzymania sygnału.

Zgodnie z nową ustawą o sygnalistach przedsiębiorca może umożliwić pracownikom realizowanie zgłoszeń na cztery sposoby:

1. Telefonicznie – tutaj zgłoszenie może zostać nagrane, ale tylko za zgodą sygnalisty. Kiedy nie ma zgody na nagrywanie, konieczne jest udokumentowanie zgłoszenia w formie protokołu pisemnego.
2. Przez elektroniczny komunikator –przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpiecznych komunikatorów do zgłaszania nieprawidłowości.
3. Pisemnie – wystarczy dokument papierowy lub elektroniczny.
4. Osobiście – zgłoszenia powinny być przyjmowane także w tej formie, ale po złożeniu przez sygnalistę stosownego wniosku.

Dodatkowo podmioty objęte nową Ustawą o ochronie sygnalistów są zobligowane do podjęcia szeregu innych działań np. opracowania procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, ustanowienia kanałów przyjmowania zgłoszeń, a także wyznaczenia niezależnego podmiotu, który zajmie się ich obsługą i prowadzeniem rejestrów spraw.

Czy w każdej firmie musi być sygnalista?

Zgodnie z Ustawą o sygnalistach, firma musi stworzyć możliwość wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości wtedy, kiedy zatrudnia więcej niż 50 osób lub spełnia inne warunki dotyczące charakteru prowadzonej działalności. Przepisy nakładają też na pracodawców obowiązek zachowania anonimowości sygnalistów. To oznacza, że dane osoby zgłaszającej nieprawidłowości w jednostce organizacyjnej muszą pozostać tajne.

Ustawa o sygnalistach – obowiązki pracodawcy

Nowa Ustawa o sygnalistach obejmuje szereg regulacji, które mają na celu zapewnienie anonimowości osobom, które zamierzają zgłosić nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem podmiotu gospodarczego. Podstawowe obowiązki pracodawcy wynikające z aktu prawnego o sygnalistach to:

• stworzenie kanałów umożliwiających łatwe zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów,
• prowadzenie ewidencji zgłoszeń,
• wdrażanie procedur wyjaśniających i dochodzeniowych,
• wprowadzenie działań, które ochronią dane osobowe i poufność sygnalisty.

Ochrona sygnalistów w kontekście nowej Ustawy to podstawowy obowiązek pracodawców. W razie zgłoszenia podmiot gospodarczy musi chronić sygnalistów przed zwolnieniami, rozwiązywaniem umów z dostawcami, a także stosowaniem innych działań odwetowych. Dodatkowo zabronione są m.in. przymusowe bezpłatne urlopy, nagany, kary finansowe, obniżenie wynagrodzenia oraz wstrzymywanie szkoleń pracowniczych.

Co więcej, do zgłoszeń mogą mieć dostęp tylko wyznaczone, bezstronne osoby, które będą: rozpatrywać, analizować i oceniać prawidłowość otrzymanych zgłoszeń. Informacja zwrotna o rezultacie tych działań musi być przekazana sygnaliście w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.

Ustawa o sygnalistach – od kiedy wchodzi w życie?

Prawnicy spierają się o to, kiedy nowa ustawa o sygnalistach wchodzi w życie. Z ostrożności przyjmuje się, że datą, od której zacznie obowiązywać jest 25 września 2024 roku. Od tego momentu podmioty gospodarcze spełniające ustawowe warunki będą zobligowane do tego, aby wprowadzić w życie przedsiębiorstwa regulacje dotyczące wewnętrznych zgłoszeń sygnalistów oraz ochrony danych osobowych i poufności osób zgłaszających nieprawidłowości.

Jakie kary i komu grożą w związku z naruszeniem ustawy o sygnalistach?

Zgodnie z Art. 56 Ustawy o sygnalistach jeżeli podmiot odpowiedzialny za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych tego nie czyni może zostać ukarany karą grzywny. Z kolei art. 54 ust. 2  mówi, że jeśli jednocześnie podmiot stosuje przemoc, groźby lub podstępem utrudnia zgłoszenia – wtedy kara może wynieść do 3 lat pozbawienia wolności.

W rozdziale 6 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów, w art. 54-58 wprowadzono przepisy karne, na podstawie których m.in.:

• podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty jest zagrożone karą pozbawienia wolności do 2 lat, karą grzywny lub ograniczenia wolności,
• ujawnienie tożsamości sygnalisty skutkuje nałożeniem kary pozbawienia wolności, grzywny lub ograniczenia wolności do roku.

Co więcej, jeśli sygnalista dokona zgłoszenia, wiedząc, że nie doszło do naruszenia prawa, może zostać ukarany pozbawieniem wolności do 2 lat, a także karą grzywny.

Warto też dodać, że stosowanie działań odwetowych w postaci m.in. mobbingu, pozbawienia sygnalisty awansu i premii także wiąże się z ryzykiem nałożenia kary grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat..

Sygnaliści w firmach – jakie będą mieć obowiązki?

Sygnaliści w firmach mogą zgłaszać naruszenia praw i wolności człowieka, korupcję, handel ludźmi, naruszenia prawa pracy, nieprawidłowości zamówień publicznych, a także nieprzestrzeganie przepisów ochrony środowiska.

 [1] https://orka.sejm.gov.pl/proc10.nsf/ustawy/317_u.htm, Art. 3
 [2] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928